2019.02.26

経費精算システム

こんにちは、経営管理部のTambaです。

昨年の9月にツール・ド・東北2018に出場した際の記事を書いてから
あっという間に5か月が経ち、またもや何を書けばよいか迷い、刻々と期限が迫り
正直生きた心地がしない数週間を過ごしていました…
(今年もツール・ド・東北に参加して完走するためにジムに通い始めたぐらい
実際は元気だったのでご安心下さい←3日坊主にならないか不安ですが…)

さんざん迷った末に、今回は経費精算システムについて
書くことに致しました。(ご存知でつまらないと思いますが…)

そもそも経費精算システムとは、一言で言うと煩雑で時間の掛かる経費精算業務を
効率化し生産性を向上させるサービスです。

それでは、経費精算システム導入による
メリット・デメリットを紹介致します。

※もちろんシステムにより機能が異なりますので
一概には言えませんが…

メリット
①経費精算における手間削減
②不正な申請を防止

①経費精算における手間削減
例えば、1か月分の交通費や諸経費について利用日・使用用途・金額の項目をExcelに記載し、印刷して該当する領収書添付して上長に提出するというフローですと
1回1回駅名を調べるといった作業が、外出の多いメンバーに負担となってしまいます。

経費精算システムを導入致しますと、駅名を入力すれば自動的に経路や金額が表示される(定期区間控除)機能やSuicaをリーダーにかざすだけで交通費を経費として登録することができる機能により、計算間違いや経費の申請漏れがなくなり、さらに最近ではスマホでの利用も可能なシステムも多いため、営業先や出張先からも申請が可能となることで経費精算作業は格段に楽になるでしょう。

②不正な申請を防止
経費精算業務における問題として過大申請や私的支出のつけ回しがあります。
経費精算システムを利用して即時申請を徹底することでリアルタイムでの確認が可能となり、不正がないかのチェック業務が簡単になります。
導入するシステムによっては、より正確な承認作業をサポートしてくれるので、不正を減らすことに大きく貢献するはずでしょう。
また、地図ソフトや経路検索ソフトと連携したシステムであれば、申請された交通費が適切なものかどうかの判断も可能になります。

デメリット
③システムに対応出来ない場合
④機能の過不足

③システムに対応出来ない場合
「今までの紙で申請するやり方の方が良い」「新しいシステムの使い方を覚える余裕がない」等の理由から、一部の従業員に従来の紙を使った申請を求められる場合、書類による申請とシステムによる申請の２つが存在する可能性があり、経費精算業務がより複雑化してしまいます。

④機能の過不足
効率化を目的に導入したにもかかわらず、システムの機能が多すぎても少なすぎても十分な効果を得られなければ、意味がありません。

まとめとなりますが上記のメリットとデメリットを理解した上で自社にあった機能を明確にし、実際に経費精算する社員の方にしっかり説明した上で経費精算システム導入を慎重に検討していきたいと思います!
(最後よくわからない決意表明になってしまいました…)

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